TÉRMINOS IMPORTANTES QUE DEBES CONOCER

En VoIPer estamos más que familiarizados con los términos dados en este blog, pero entendemos que muchos de ustedes accedéis a nuestra web en busca de información, es por ello que no quisiéramos dejar ningún cabo suelto y antes de adentrarnos con el contenido principal de este artículo, queremos exponer algunas definiciones importantes para el correcto entendimiento del mismo.

• Conmutador Virtual: Un conmutador virtual es un sistema telefónico basado en la nube que permite la gestión de llamadas y funciones telefónicas sin la necesidad de hardware físico. Permite redirigir llamadas, realizar grabaciones, configurar menús de opciones y otras características, brindando flexibilidad y escalabilidad a las empresas de manera eficiente.
• Software de Call Center: El software de call center es una aplicación diseñada para gestionar y optimizar las operaciones de un centro de llamadas. Proporciona herramientas para manejar y enrutar llamadas, monitorear y evaluar el rendimiento de los agentes, generar informes y estadísticas, y mejorar la experiencia del cliente a través de funciones como IVR, marcación automática y gestión de interacciones.
• CRM: CRM (Customer Relationship Management) es una estrategia empresarial respaldada por un software que permite gestionar las relaciones con los clientes. Proporciona una visión integral de los clientes, registra interacciones, administra ventas, marketing y servicio al cliente, con el objetivo de mejorar la satisfacción del cliente, aumentar la retención y optimizar el rendimiento empresarial.
• Helpdesk: Un helpdesk es un sistema de soporte técnico que brinda asistencia a los usuarios en la resolución de problemas y consultas relacionadas con productos o servicios. Proporciona un punto centralizado de contacto para reportar incidencias, seguimiento de tickets, gestión de solicitudes y documentación de soluciones, facilitando una atención eficiente y satisfactoria al cliente.

¿POR QUÉ SE DEBE LLEVAR A CABO LA INTEGRACIÓN DE AMBOS SERVICIOS?

La integración de un conmutador virtual con un helpdesk ofrece numerosos beneficios para las empresas. En primer lugar, permite una gestión más eficiente de las interacciones con los clientes. Al integrar ambos sistemas, es posible asociar automáticamente las llamadas entrantes con los tickets de ayuda correspondientes, lo que facilita un seguimiento más efectivo de los problemas y consultas.

Además, la integración proporciona una visibilidad completa del historial de comunicaciones con el cliente. Los agentes del helpdesk pueden acceder a información detallada de las llamadas previas, incluyendo grabaciones y notas, lo que les permite comprender mejor el contexto y brindar un servicio más personalizado y efectivo.

Otro beneficio al tener un conmutador virtual integrada es que los agentes pueden realizar y recibir llamadas directamente desde la plataforma de helpdesk, sin necesidad de cambiar de aplicaciones. Esto reduce la duplicación de tareas y optimiza el tiempo de respuesta, permitiendo una atención más ágil y oportuna a los clientes.

La integración también facilita el análisis y seguimiento de métricas. Al combinar los datos de llamadas y tickets de ayuda, es posible obtener información detallada sobre el rendimiento del equipo, el tiempo de resolución de problemas y otros indicadores clave. Esto permite identificar áreas de mejora, establecer metas y tomar decisiones informadas para optimizar la atención al cliente.

En resumen, por separado cumplen funciones importantes, pero cuando se vinculan optimizan su rendimiento y eficacia. Además, con la integración de el conmutador virtual de VoIPer con su CRM, su equipo dispondrá de su oficina en la nube accesible desde cualquier lugar del mundo.

VENTAJAS AL INTEGRAR SU CONMUTADOR VIRTUAL CON EL SERVICIO DE TELEFONÍA DE LA EMPRESA

Los CRM por sí mismo no cuentan con un sistema telefónico VoIP potente, algunos están provistos de sistemas muy básicos y limitados. Ahí entra en juego el conmutador virtual de VoIPer con su potencial para recibir y hacer llamadas en la nube. Sus servicios unidos a la gestión y bases de datos del CRM potencian los resultados y la productividad de su equipo.

Un conmutador virtual es un servicio en la nube diseñado para organizar las comunicaciones de la empresa, este permite conectar múltiples terminales telefónicos ya sean físicos o WebRTC. Las llamadas internacionales son más económicas y el servicio es accesible desde cualquier lugar del mundo con conexión a internet. Una de las funciones más destacadas del CRM es que hace posible la personalización de las comunicaciones. El CRM estructura toda la información sobre los contactos de la empresa. Interactuando juntos, conmutador virtual y CRM unen sus potencialidades en beneficio del negocio.

Cuando un cliente llama a su empresa, se recibe la llamada en el conmutador virtual de VoIPer. Si esta actúa de manera independiente, el operador solo podrá ver el número entrante llamante. En cambio, cuando está conectada a un CRM, el operador inmediatamente visualiza en la base de datos toda la información del cliente que llama a su empresa. Con el conmutador virtual de VoIPer vinculada al CRM, cuando el operador recibe la llamada del cliente, ya sabe con quién está hablando en tiempo real. Inmediatamente se pone en marcha una comunicación estratégica y eficaz.

El CRM cuenta con una base de datos que facilita la automatización, ahorrando tiempo y esfuerzo. Las comunicaciones con múltiples contactos, clientes, socios, proveedores, se agilizan enormemente. Esa base de datos es de gran utilidad para la empresa, porque reúne toda la información acerca del cliente y permite atenderlo de una manera más personalizada. Además, se guarda información muy útil para el análisis y la mejora de la relación con los clientes. Esa es una de sus grandes fortalezas.

Otro de los beneficios que ofrece la integración CRM y conmutador virtual de VoIPer es la integración automática de todos los datos de cada llamada entrante o saliente. En el CRM cada contacto tiene su ficha y cuando se produce una llamada, entrante o saliente, los datos se integran en tiempo real en la base de datos. De esta manera no hay necesidad de registros manuales. A partir de ahí, toda la operativa se facilita. Se podrán grabar las llamadas, quedarán registradas las llamadas perdidas, los mensajes de voz, etc…

La integración del CRM y el conmutador virtual de VoIPer es un motor para las negociaciones con los clientes o proveedores. Contribuye a la organización de un work flow fluido y dinámico, en el que el cliente es el centro de la atención. Ambos recursos unidos permiten una gestión inteligente de los servicios entrantes y salientes. Una llamada que entra o una que sale, se vuelve un medio para captar un cliente. A partir de ese primer vínculo con el negocio, el CRM y el conmutador virtual unidos, permiten no perder de vista a ese interesado, prospecto o cliente.

HERRAMIENTAS DE INTEGRACIÓN EXISTENTES:

Para llevar a cabo la correcta integración de los servicios mencionados anteriormente, existen diversas herramientas. A continuación os las damos a conocer para que puedan elegir la más conveniente.

• Oddo: Este es el mejor software de gestión empresarial para dirigir tu negocio. Millones de usuarios satisfechos trabajan mejor con sus aplicaciones integradas.
• Zapier: Es una completa herramienta web que nos permite conectar diferentes aplicaciones entre sí y automatizar procesos de trabajo.
• Salesforze: Salesforce es una plataforma basada en la nube que proporciona una visión unificada de sus clientes en una plataforma integrada.
• Zoho: Es un conjunto de software único y potente para gestionar todo su negocio.
• Pipedrive: Este es una aplicación de gestión de canal de ventas y CRM utilizada por numerosas empresas pequeñas y medianas en todo el mundo.
• Slack: Slack es una herramienta de colaboración que puede sustituir al correo electrónico y ayudar a que tu equipo y tú podáis trabajar más fácilmente.
• Dolibarr: Dolibarr ERP/CRM es un software completamente modular para gestión empresarial de PYMES, profesionales independientes, auto emprendedores o asociaciones.
• Teamleader: Es una plataforma que unifica CRM, Gestión de proyectos, facturación, sistema de soporte y gestión de incidencias.

Estamos disponibles para cualquier consulta. Llámenos y le asesoramos correctamente, ofreciéndole el plan que más se adapte a sus necesidades.

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